Doelstelling

Artikel 1.
De Federatie tracht haar doel te bereiken door de volgende middelen:

1.1 Het samenwerken met andere organisaties op het gebied van de uitvaartzorg, voorzover hetzelfde doel wordt beoogd.
1.2 Coördineren, adviseren en bemiddelen tussen verenigingen en (her)verzekeraars aangaande (her)verzekering van de uitvaartkosten.
1.3 Het voeren van acquisitie.
1.4 Het verzamelen, bewerken en publiceren van statistische gegevens.
1.5 Het oplossen van geschillen tussen de aangesloten verenigingen en bestuursleden onderling.
1.6 Het verlenen van adviezen op het gebied van administratieve vraagstukken.
1.7 Het organiseren van vergaderingen en cursussen en het verspreiden van voorlichtende stukken.
1.8 Alle verdere wettige middelen, welke ter bevordering van het doel dienstig worden geacht.
1.9 Het handhaven van convenanten met andere provinciale bonden en/of landelijke organisaties.
Lidmaatschap.

Artikel 2.

Naast de in de statuten vermelde verplichtingen van de leden zijn de leden gehouden, om:
2.1 op verzoek die opgaven te verstrekken, welke het bestuur van de Federatie nodig acht ten behoeve
van de administratie en het functioneren als provinciale bond en het verstrekken van gegevens aan
een landelijk orgaan waar de Federatie bij aangesloten is.
Hiertoe behoren o.a. de schriftelijke gegevens betreffende het aantal leden, het aantal verzorgde
uitvaarten van leden en niet-leden, de adresgegevens van het gehele bestuur, het vestigingsadres
van de verenigingen en het meldadres voor sterfgevallen.
2.2 een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement aan het bestuur te doen toekomen,
alsmede alle wijzigingen die daarin worden aangebracht.
2.3 Een actuarieel rapport op te laten maken
2.3.1 Een bij de Federatie aangesloten vereniging (hierna te noemen lid) verplicht zich om met ingang
van 1 januari 2009 en daarna telkens binnen 3 kalenderjaren een actuarieel rapport op te laten
maken door een actuaris AG en daarna telkens opnieuw binnen 3 kalenderjaren, uitgaande van
het kalenderjaar waarin het laatste rapport is opgemaakt.
2.3.2 Het lid zal de Federatie een gedateerde verklaring ter hand stellen van de actuaris AG, waarin
deze verklaard voor het betreffende lid een actuarieel rapport te hebben opgemaakt.
2.3.3 Het lid dient zo nodig maatregelen te nemen om de actuariële reserve op peil te houden c,q, te
brengen. Zij kan daarbij gebruik maken van de adviezen van de actuaris AG.
2.3 Alle door de Algemene Ledenvergadering genomen beslissingen uit te voeren.

Artikel 3:

Statuten en reglementen van de leden mogen geen bepalingen bevatten welke in strijd zijn met de wet en de statuten en reglementen van de Federatie en een landelijk orgaan waarbij de Federatie is aangesloten.

Artikel 4:

De leden zullen zich niet rechtstreeks wenden tot de regering, tot een wetgevende macht of tot een rijksinstelling, belast met de uitvoering van de nationale wetgeving.
De leden zullen hun arbeidsterrein niet uitbreiden tot het arbeidsterrein van de andere leden

 

Bestuur

Artikel 5:

5.1 De leden van de federatie, zowel als het bestuur hebben het recht kandidaten te stellen.
De namen van de kandida(a)t(en) moeten tenminste veertien dagen voor de Algemene ledenvergadering in het bezit zijn van het bestuur.
5.2 De voordrachten moeten vergezeld gaan van een verklaring dat de kandida(a)t(en) lid zijn van één van de aangesloten verenigingen, en een verklaring van de kandida(a)t(en) dat zij een eventuele benoeming zullen aanvaarden.
5.3 De kandida(a)t(en) en de voorstellende verenigingen dienen in principe op de vergadering aanwezig te zijn.
5.4 Het bestuur is verantwoordelijk voor het naleven van de statuten, het huishoudelijk reglement en de door de Algemene Ledenvergadering genomen besluiten.
5.5 De bestuursleden ontvangen een vergoeding voor het bijwonen van bestuursvergaderingen en voor het bijwonen van vergaderingen namens de Federatie.
Daarnaast ontvangen de bestuursleden een vergoeding voor de noodzakelijk te maken reis- en verblijfkosten. De hoogte van de vergoedingen wordt op de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.

Artikel 6:

Het bestuur kan zich laten bijstaan door een ambtelijk secretaris , welke voorzover mogelijk dezelfde rechten en plichten heeft als de secretaris.
Een ambtelijk secretaris werkt onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de bestuurlijke secretaris.

Taken en bevoegdheden van het bestuur.

Artikel 7:

De taak van de voorzitter is :
7.1 Hij stelt in overleg met de secretaris de bestuursvergaderingen vast en bepaalt in samenwerking met de overige bestuursleden wanneer een Algemene Ledenvergadering zal plaats vinden.
7.2 Hij leidt de vergaderingen van het bestuur en de leden.
7.3 Hij regelt de volgorde van behandeling van de zaken ter vergadering af te doen.
7.4 Hij tekent, indien nodig met de secretaris, de officiële stukken die van de Federatie uitgaan.
7.5 Hij heeft het recht een spreker het woord te ontnemen, indien deze buiten de orde van de vergadering gaat.
7.6 Hij is tevens gemachtigd een lid dat de orde verstoord, het verder bijwonen van de vergadering te ontzeggen. Hij kan zonodig de vergadering schorsen of verdagen.
7.7 Bij afwezigheid wordt zijn taak door de vervanger overgenomen.

Artikel 8:

De taak van de secretaris is:
8.1 Hij roept de vergadering bijeen.
8.2 Hij houdt notulen van de bestuurs- en ledenvergadering.
8.3 Hij voert de administratie en correspondentie.
8.4 Hij tekent, indien nodig met de voorzitter, de officiële stukken die van de Federatie uitgaan.
8.5 Hij houdt de ledenlijst bij.
8.6 Hij maakt het jaarverslag op.
8.7 Hij verzorgt het archief.
8.8 Hij afwezigheid wordt zijn taak door de vervanger overgenomen.
8.9 De functies van secretaris en penningmeester kunnen in één persoon verenigd zijn.

Artikel 9:

De taak van de penningmeester is:
9.1 Het beheer van de geldmiddelen van de Federatie.
9.2 Het verzorgen voor tijdige inning van de contributie van de leden.
9.3 Het verzorgen van de financiële administratie en de archivering hiervan.
9.4 Het opmaken van het financieel jaarverslag , waarin opgenomen een balans en de rekening van
baten en lasten.
9.5 Het opstellen en bewaken van de begroting.
9.6 De functie van secretaris en penningmeester kunnen in één persoon verenigd zijn.
9.7 Bij afwezigheid wort zijn taak door de vervanger overgenomen.

Artikel 10:

10.1 De werkzaamheden van de overige bestuursleden worden nader door het bestuur geregeld.
Degene, die is aangewezen als vervanger van de voorzitter, secretaris of penningmeester,
assisteert hem zonodig en vervangt hem bij diens afwezigheid.
10.2 Het oproepen tot het bijwonen van een bestuursvergadering geschiedt schriftelijk en ten minste
veertien dagen voor de vergadering, tenzij de datum in een vorige vergadering reeds is bepaald.
10.3 Voor het nemen van geldige besluiten in bestuursvergaderingen wordt de aanwezigheid van
tenminste de helft van het aantal zittende bestuursleden vereist. Ieder bestuurslid heeft in de bestuursvergadering één stem. In de vergadering wordt over zaken mondeling gestemd. Over personen schriftelijk. Bij staken van de stemmen treedt artikel 16 van de statuten in werking.
10.4 Het bestuur is bevoegd zich, op kosten van de Federatie, door een deskundige te laten bijstaan.

Algemene Ledenvergadering

Artikel 11:

11.1 De datum, tijdstip en de plaats van de (jaarlijks) te houden Algemene Ledenvergadering wordt
door het bestuur ten minste 1 maand tevoren ter kennis gebracht aan de leden.
11.2 De agenda wordt door het bestuur vastgesteld.

Artikel 12:

12.1 Voorstellen voor de (jaarlijks) te houden Algemene Ledenvergadering, door de leden in te dienen,
moeten schriftelijk en voorzien van een toelichting binnen veertien dagen na ontvangst van de
convocatie in het bezit zijn van het Federatie-bestuur.
12.2 Het bestuur draagt zorg, dat de ingekomen voorstellen tijdig aan de leden bekend zijn gemaakt.
12.3 Over voorstellen, die niet op de agenda staan, kan na afhandeling van de agenda gesproken
worden, in zoverre artikel 19 en artikel 20 van de statuten en artikel 19 van dit reglement dit niet
beletten.

Artikel 13:

Afvaardiging voor bestuurlijke functies naar een landelijk orgaan waarbij de Federatie is aangeslotenof aan de uitvaartbranche verwante instellingen of organisaties waar de Federatie connecties mee heeft kunnen alleen na overleg en met toestemming van de Algemene Ledenvergadering plaatsvinden.

Artikel 14:

Beroep op de Algemene Ledenvergadering, als bedoeld in artikel 6 en artikel 8 van de statuten, geschiedt bij een met redenen omkleed schrijven, dat ten minste veertien dagen vóór de Algemene Ledenvergadering in het bezit van het Federatie bestuur moet zijn.

 

Besluitvorming

Artikel 15:

15.1 In een Algemene Ledenvergadering wordt over elk voorstel en elke vacature afzonderlijk
gestemd. Mochten de stemmen staken, dan treedt artikel 16 lid 3 van de statuten in werking.
15.2 Elk lid is gerechtigd één (1) stem uit te brengen exclusief één (1) machtiging volgens artikel 12 lid
van de statuten.
15.3 Mondeling stemmen geschiedt bij handopsteken. Schriftelijke stemming geschiedt op de door de
Federatie gewaarmerkte en tijdens de vergadering verstrekte stembriefjes.
Ongeldig zijn :
– stembriefjes waarop bij verkiezingen, meer dan één naam of andere namen voorkomen dan die van de gestelde kandidaten.
– stembriefjes omtrent welke inhoud ernstige twijfel bestaat.
– blanco stembriefjes
15.4 Indien schriftelijk wordt gestemd tijdens de Algemene Ledenvergadering wijst de voorzitter een
stemcommissie aan, bestaande uit drie leden, die geen lid zijn van het bestuur en bij de
verkiezingen geen kandidaat of andere belanghebbende zijn.
15.5 Deze commissie controleert en telt de stemmen en laat de uitslag van de stemming schriftelijk
vastleggen. Vervolgens maakt de commissie op verzoek van de voorzitter van de vergadering de
uitslag bekend.

 

Contributie

Artikel 16:

De contributie wordt geheven over :
16.1 Het aantal leden van de, bij de Federatie, aangesloten verenigingen, zoals omschreven in artikel
5 van de statuten naar de toestand van 31 december van het afgelopen boekjaar.
16.2 Het aantal verzorgde uitvaarten van NIET-leden in het afgelopen boekjaar.
16.3 De contributie wordt ieder jaar door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld, op voorstel van
het bestuur.

Artikel 17:

De contributie en andere bijdragen, omslagen of vergoedingen dienen op eerste uitnodiging aan de penningmeester op de door hem aangegeven wijze te worden betaald. Indien niet betaald wordt, zal de penningmeester één maand na bovengenoemde uitnodiging schriftelijk aanmanen, onder alsnog het stellen van een termijn van veertien dagen. Na afloop van deze termijn kan, indien het lid dan nog in gebreke is gebleven, tot gerechtelijke invordering worden overgegaan.
Restituties vinden alleen plaats krachtens een besluit van de Algemene Ledenvergadering.

 

Sancties

Artikel 18:
18.1 Enquete formuulier.
18.1.1 Een lid, dat in gebreke blijft zijn enquête formulieren in te leveren uiterlijk op de aangegeven
datum, waardoor de contributie over het lopende boekjaar niet kan worden berekend, kan na
aangemaand te zijn door het bestuur een voorlopige contributienota met een door de Algemene
Ledenvergadering vastgestelde verhoging, toegezonden worden.
18.2 Actuarieel rapport
18.2.1 Indien het lid niet voldoet aan het gestelde in artikel 2.3.1 zal de Federatie middels een
aangetekend schrijven er bij het lid op aandringen eerder genoemd rapport alsnog te laten
opmaken door een actuaris AG en een verklaring conform artikel 2.3.2 te verstrekken aan de
Federatie. Het actuarieel rapport dient alsnog te worden opgemaakt binnen de termijn genoemd
in de aangetekende brief. Vanaf de dagtekening van de aangetekende brief is het lid geschorst
tot wordt voldaan aan het gestelde in de aangetekende brief.
18.2.2 Aan de Algemene Ledenvergadering kan het federatiebestuur voorstellen om het lid te royeren indien het lid geen gehoor heeft gegeven aan de sommatie zoals genoemd in lid 18.2.1

 

Reglementswijziging

Artikel 19:

Een voorstel tot wijziging van dit huishoudelijk reglement kan geschieden door het bestuur of door minimaal vijf leden, die daartoe een schriftelijk verzoek indienen.
Voorstellen tot wijziging van dit huishoudelijk reglement door de leden moeten tenminste twee maanden van tevoren schriftelijk bij het bestuur zijn ingediend. Het bestuur moet bij zo’n voorstel een advies zijnerzijds voegen bij de oproeping van de Algemene Ledenvergadering.
Een wijziging dient te worden goedgekeurd met een meerderheid van tweederde van de aanwezige stemgerechtigde leden inclusief machtigingen volgens artikel 12 van de statuten.

Dit Huishoudelijk Reglement is vastgesteld en goedgekeurd in de Algemene Ledenvergadering van 21 maart 2009. Hiermee zijn alle voorgaande Huishoudelijke Reglementen vervallen.