Weemoed

Met enige weemoed schrijft ik deze laatste bijdrage aan de nieuwsbrief van de federatie. Ik hoop tijdens de Algemene Ledenvergadering(ALV) die we houden op 25 maart in zaal Balk te Zuidhorn, af te treden als voorzitter.

Ik blijf nog een jaar aan als bestuurslid, maar het is dan niet meer mijn taak de eerste bladzijde van de nieuwsbrief te vullen. Weemoed een wat ouderwets woord, ja, ik ben al wat ouder, daar zal het wel van komen.Ik heb het woord toch nog maar eens even opgezocht, op internet dat dan weer wel. De omschrijving “een beetje bedroefd zijn om iets fijns dat voorbij is” geeft goed weer wat ik bedoel.

Het woord ouderwets bleef overigens ook even hangen, zo kijken veel mensen aan tegen een uitvaartvereniging. Wie maakt zich daar druk over, als iemand overleden is, dan bel je een professional en het wordt allemaal geregeld. Een uitvaartvereniging moet zich daar dan ook zo nodig nog eens mee bezig houden.En de kosten, daar ben je toch voor verzekerd. Ondertussen worden soms enorme bedragen in rekening gebracht, je komt bedragen van meer dan € 10.000,- tegen.

Het is big business geworden, daarom worden bakken commercie over ons uitgestort, van Adelheid tot Ali B en alles wat daar tussen zit. Ali B heeft overigens mijn voorkeur, mits in gepaste frequentie zichtbaar in de reclame. Uitvaartverenigingen leggen soms het moede hoofd wel eens neer, die willen van de klus af, jongeren krijg je niet meer voor een bestuur is vaak de klacht.

En dan komt Anne Prins vertellen hoe het moet, hoe je leden kunt werven, hoe je bestuursleden kunt werven, het zal niet altijd precies het resultaat hebben wat je hoopt, maar het levert meestal wel wat op. Het nadeel is dat het bestuur in eerste instantie er mee aan het werk moet. Raap uw moed bij elkaar, denk terug aan de tijd dat u nog wel warmliep voor de uitvaartvereniging en breng dat over. Iets doen voor medemensen is bijzonder tegenwoordig, het besturen van een vereniging doe je voor medemensen, dan doe je dus iets bijzonders.

Het is zeker de moeite waard, er aan bij te dragen dat de kosten van een uitvaart niet uit de hand lopen, dat met de werkwijze tijdens de uitvaart aangesloten word bij de traditie in de plaats waar je woont. De bestuursleden van de federatie kennen de problemen van de uitvaartverenigingen, ze zijn zelf bestuurslid van een plaatselijke vereniging. Ze staan met hun poten in de klei, bij wijze van spreken. Bovendien kijken ze vaak bij andere verenigingen in de keuken en helpen bij wijze van spreken bij de afwas. Geprobeerd wordt de verenigingen verder te helpen, ze klaar te maken voor de komende jaren.

Ik dat kader ben ik zeer benieuwd naar de manier waarop de desbetreffende commissie het idee “noaberschap” verder uitwerkt. U zult er vast nog veel van horen.

De gedachte samenwerken waar nodig en zelfstandig blijven waar mogelijk is, zal daar vast en zeker in terug komen. Belangrijk is en blijft dat verenigingsbesturen goed weten hoe ze er voor staan, niet alleen financieel maar ook op het gebied van bestuurskracht. Is dat niet optimaal, ga dan in gesprek met het bestuur van de federatie, er zijn best wel veel oplossingen mogelijk. Hoe eerder u komt hoe eerder er met u meegedacht kan gaan worden.

Na de ALV zal ik op iets meer afstand staan dan zal ik een beetje
bedroefd zijn om iets fijns dat voorbij is, maar ik kom er wel overheen,
maakt u zich maar geen zorgen.

Bedankt voor alles.

Teije Penninga

 

Algemene Ledenvergadering 25 maart.

Zaterdag 25 maart zal de Federatie de jaarlijkse Voorjaars Ledenvergadering  ouden. Naast de gebruikelijk jaarverslagen en de bestuursverkiezing zal Member Control een korte presentatie geven van de ledenadministratie. Veel verenigingen werken met dit programma dat ook zeer geschikt is om gegevens voor het actuarieel rapport eenvoudig te genereren. Verder zal Nardus een korte presentatie houden over wat Nardus doet en betekend voor de aangesloten verenigingen.

Ook zal er dit jaar weer een kleine uitvaartbeurs zijn waar u de nodige informatie van dienstverleners en leveranciers van producten op uitvaart gebied kunt opdoen. Het federatiebestuur nodigt u van harte uit voor deze vergadering en beurs.

Wim van Dijken

Member Control.
De meeste verenigingsbesturen kennen langzamerhand wel het ledenpakket  an Member Control. Het ledenpakket is een on-line pakket, wat impliceert dat  et programma niet op uw eigen computer staat, maar in de ‘cloud’.
Elke bestuurder van uw vereniging kan een eigen gebruikersnaam en wachtwoord krijgen en daarmee op iedere computer inloggen en kijken in de ledenadministratie of, als die persoon de bevoegdheid heeft, gegevens aanpassen.
Waarom hameren we als Federatie steeds op het gebruik van Member Control:

  1. Het is een gemakkelijk te bedienen programma.
  2. Het lepelt alle gegevens van de leden op die nodig zijn voor de berekening van de actuariële reserve.
  3. Het is on-line, dus geen problemen als uw computer crasht. De gegevens blijven altijd bewaard. Bovendien worden er heel regelmatig back-ups gemaakt (twee maal per dag), zodat mocht zelfs de computer in de cloud crashen, er nog altijd een backup is van maximaal 12 uur geleden.
  4. Er zijn inmiddels meerdere verenigingen die er gebruik van maken, zodat mocht uw ledenadministrateur door omstandigheden het niet meer kunnen volbrengen, er altijd een buurvereniging is 3 10 MAART 2017 NIEUWBRIEF – FEGRON (of Federatie bestuurslid) die het bijwerken eventueel tijdelijk kan opvangen.
  5. In tegenstelling tot andere leden programma’s hoeft u hier geen jaarlijkse licentie voor te betalen. De Federatie betaalt de licentie en alle verenigingen, die lid zijn van de Federatie kunnen er gratis gebruik van maken. Uiteraard dient u wel de kosten voor aanmaken acceptgiro’s/brieven/stickers e.d. te betalen. Wat u afneemt, dat betaalt u, niet meer en niet minder.

Indien u de leden nu in b.v. Excel verwerkt, kunnen deze gegevens bijna altijd helemaal of gedeeltelijk voor u worden overgezet naar Member Control.
Deze pluspunten op een rij gezet, zijn wij nog steeds van mening dat het ledenadministratiepakket van Member Control een zeer goed programma is waardoor de ledenadministrateur van de vereniging zeer snel de juiste gegevens kan ophoesten voor de actuariële reserve en ook voor de financiële verslaglegging v.w.b. evt. openstaande posten etc.

N.B. Op de ALV van 25 maart a.s. zal Member Control aanwezig zijn en zelf de voordelen van het pakket nog eens uitleggen. Albert Berends

AANLEVEREN GEGEVENS VOOR DE ACTUARIELE RESERVE.

Er is nog steeds onduidelijkheid over welke gegevens er aangeleverd moeten worden voor de berekening van de act. Reserve. Wil de actuaris een goed en gedegen advies uitbrengen, dan heeft hij de diverse financiële gegevens van de vereniging nodig. In de aanvraag wordt gevraagd om een splitsing te maken voor de verenigingskosten en andere kosten (zoals de kosten voor een uitvaart, de zgn. pakketwaarde, beter te noemen: vergoeding in de uitvaartkosten).

Het zal duidelijk zijn dat de verenigingskosten niets te maken hebben met de uitvaart. Of de vereniging nu 1 of 25 uitvaarten heeft per jaar, de (vaste) verenigingskosten zullen in principe jaarlijks niet veel afwijken.
Welke gegevens dient men nu aan te leveren:

Leeftijdsopbouw: Het allerbelangrijkste, hoe is de leeftijdsopbouw van de leden. Hoeveel mannen en hoeveel vrouwen zijn er en wat is de leeftijd (zie de mogelijkheden van Member Control). Ieder kan begrijpen dat hoe hoger de gemiddelde leeftijd, hoe groter de actuariële reserve moet zijn.
Vermogen; aangeven wat:
A. Het eigen vermogen is .
B. De voorziening zoals op de jaarrekening is opgenomen (actuariële reserve). We gaan er van uit, dat iedere vereniging volgens het burgerlijk wetboek een goede financiële administratie voert die duidelijk de financiële positie van de vereniging aangeeft.
Contributie, individueel of per gezin. Hier kunnen al verschillen ontstaan als er geen duidelijkheid is hoeveel gezinnen er zijn en hoeveel alleenstaanden om maar te zwijgen als een alleenstaande meer contributie betaalt dan ‘de helft’ van een gezin. Beter is een individueel lidmaatschap, dan is de contributie voor ieder gelijk. 4 10 MAART 2017 NIEUWBRIEF – FEGRON
Extra inkomsten: Heeft de vereniging extra inkomsten welke structureel zijn, dan ook aangeven.
Pakketwaarde (OF vergoeding in de uitvaartkosten): Als er een vaste vergoeding wordt gegeven is dit geen probleem. Bij zuivere natura pakketten waar diensten worden aangeboden geeft dit soms wel een probleem. Eigenlijk altijd aangeven wat de tegenwaarde is, ongeacht of er gebruik is gemaakt van de vergoedingen of niet. In principe heeft elk lid bij een overlijden recht op de gehele vergoeding.
Aantal uitvaarten: Om te controleren of er een duidelijke tendens in zit in het aantal uitvaarten, het aantal uitvaarten per jaar van de afgelopen 4 a 5 jaar meesturen
Verenigingskosten: Eigenlijk is dit heel simpel! Alle kosten die niets met de uitvaart te maken hebben, maar alleen met het besturen van de vereniging en evt. de communicatie naar de leden.
De kosten die met de vergoeding te maken hebben, tellen NIET mee als verenigingskosten.
Als verenigingskosten tellen WEL mee de kosten voor bijv.:

  • Vergaderkosten
  • Ledenadministratiekosten
  • Vergoedingen/onkosten bestuur
  • Porti t.b.v. mailings naar de leden en/of de contributienota’s
  • Drukwerk t.b.v. een nieuwsbrief
  • Reclame
  • Controle administratie (accountantscontrole o.i.d.)
  • Contributie koepel
  • Bankkosten
  • Jaarlijkse toevoeging schuld aan de leden (act. Reserve)

Misschien een uitgebreide opsomming, maar om duidelijkheid te verschaffen wat wel of niet aangeleverd moet worden om de actuaris de kans te geven om ook een goed advies uit te brengen.
Albert Berends

Problemen voortbestaan verenigingen.

Als het voortbestaan van uw vereniging problematisch wordt of is neemt u dan alstublieft eerst contact op met de Federatie voordat u oplossingen gaat zoeken bij een verzekeringmaatschappij. Recentelijk heeft het federatiebestuur weer berichten ontvangen van enkele verenigingen dat de vereniging is of binnenkort wordt opgeheven en dat alles wordt overgedaan aan een verzekeringmaatschappij. Het federatiebestuur doet hierbij nogmaals een dringend beroep op u om eerst contact op te nemen met de Federatie als er binnen uw verenigingen problemen zijn of dreigen te ontstaan. Wij kunnen samen met u een goede oplossing vinden . Dit is al met enige verenigingen tot volle tevredenheid gelukt en zal ook zeker bij u lukken.